Jak delegovat práci

A vytvořit tak úspěšný, efektivní a lidsky fungující tým.

K delegování potřebuješ dostatek odvahy, sebevědomí a (bohužel nebo bohudík) i negativní zkušenost, která ti pomůže nastavit svoje hranice a velmi výrazně přispěje k rozhodnutí „já nejsem ta, kdo všechno zvládne nejlíp.“ A věř nebo ne, často je tahle věta nejdůležitějším krokem ke svobodě i úspěchu v podnikání.

 

Delegování jako cesta k budování značky a většímu profitu

Cestu, kterou si při podnikání a budování značky k většímu profitu projde téměř každý, můžeme rozdělit do 3 hlavních etap:

1. Všechno dělám sama (protože jenom já vím / já to umím úplně nejlíp).
2. Začínám delegovat práci – vytvoříš zadání druhé osobě a musíš výsledek zkontrolovat, protože máš stále odpovědnost za výsledek (práci, kterou předáváš, zvládne druhá osoba efektivněji a rychleji než ty. Navíc předávanou práci alespoň částečně ovládáš, čímž nejsi na druhé osobě zcela závislá).
3. Buduji / rozšiřuji tým – můžu na kolezích přenechat většinu činností i s plnou odpovědností za výsledky. Kolegové mají takové kompetence, že zvládnou zakázku obhospodařit od A do Z (jsi však stále leader a kolegové se na tebe můžou obracet o radou nebo pomoc).

I LA Schola má svůj tým mentorek, za který může dát ruku do ohně. Jsi zvědavá, jak jsme postupovaly při výběru my a jaká dovednost byla pro nás rozhodující?

 

Jak jsme rozšiřovaly v LA Schola tým my?

Při budování našeho týmu pro nás byly zásadní 3 faktory:

• Vybraly jsme ženy, které prošly byznys akademií LA Schola – znají hodnoty, způsob práce, vizi, kterou předává leader (leader by měl umět pro vizi nadchnout svůj tým a tým s vizí souznít).
• Mají optimální kompetence – ženy mají znalost dané pozice, expertízu a jsou autentické.
• Jejich osobnost skvěle doplní tým – aby fungoval a byl koherentní.

Navíc pro nás bylo rozhodující, aby měla koučka terapeutický přesah (což pomůže klientkám vyřešit i překážky z minulosti a ještě lépe je podpoří na cestě za jejich cílem).

Přečti si inspirující příběhy našich LA Schola mentorek.

 

„Podnikala jsem po staru – od nevidím do nevidím. Měla jsem plný diář, ale neměla jsem z toho radost“

Libuša Klamová je dlouholetá, úspěšná terapeutka a koučka. A jak označuje sama sebe v minulosti – často upocená a zničená. „Problém byl v tom, že jsem byla svou milovanou prací zahlcena. Měla jsem nabitý diář, jenže přerůstala mi přes hlavu. Rodina si stěžovala, kamarády jsem odmítala, protože jsem byla často unavená a nedokázala jsem si s nikým normálně povídat.“

V LA Schole, jak říká, jsme objevily její silné stránky, aby na nich mohla začít stavět svůj nový business plán. „Naučila jsem se prodávat, i když to bylo to nejmenší. Nejvíc se mi změnilo myšlení. Tedy mindset ze zaměstnance do podnikatele. Je to opravdu o tom, jak si to člověk nastaví a uvědomí si, co vlastně chce. A hlavně pojmenovat, proč něco jde, proč něco nejde.“

A jaký byl výsledek? „Za kratší čas mi prošel rukama větší počet klientů. Začala jsem znovu být máma, partnerka, měla čas sama pro sebe. Z upocené terapeutky jsem se dostala do role podnikatelky, která má radost z toho, co dělá a vše ostatní se změnilo i v mém okolí. A to je pro ženy nejdůležitější – najít balanc, rovnováhu mezi všemi rolemi, které ženy mají. Jsme matky, kamarádky, podnikatelky… Proto teď spolupracuji s LA Scholou, abych své poznání mohla předat dál.“

 

„Neuměla jsem říkat ne. Nabírala jsem klienty a všechno se na mě sypalo.“

Petra Vicková je copymentorka a zkušená copywriterka pro weby a prodejní kampaně. Mnoho let měla jednoho velkého klienta, který si ji „pro sebe zabral“. A ona ho nechala. „Z toho se těžko dostává. Cítila jsem, že potřebuji změnu a že chci začít pracovat i s jinými lidmi. Začala jsem nabírat klienty, ale nebyla připravená na takové množství práce. Neměla jsem v tom žádný systém.“

Ve programu v LA Schola pro ni bylo velké téma budování hranic. A stále je. „Ale už se v tom cítím více komfortně,“ dodává Petra. „Navíc mi LA Schola nabídla práci copymentorky. To jsem chtěla dělat od začátku, ale neměla jsem odvahu.“

 

Základy delegování aneb opouštím vlastní perfekcionismus

Jak tedy opustit roli Ferdy Mravence a začít úspěšně delegovat?

1. Ideální je začít delegovat v takové fázi podnikání, kdy už si na delegování dokážeš jednoduše vydělat, a přitom cítíš, že už se díky své „one-woman show“ zbytečně limituješ. Třeba webem, který sis v začátcích vytvářela sama, ale teď už se stydíš na něj odkazovat.
2. Vždy se nauč to, co deleguješ (základní úpravy webu, sociálních sítí, účetnictví, …), abys nebyla zcela závislá na jediné osobě.
3. Mysli byznysově – přesuň se z role zaměstnance do role leaderky.
4. Poznej procesy ve své firmě – zjisti si, kolik času věnuješ které činnosti. Tím zjistíš, jestli a jak se ti vyplatí kterou práci delegovat.

Jaké mají zkušenosti s delegováním Libuše a Petra?

Libuše dílčí práce delegovala v podstatě ihned. „Našla jsem si paní, která pro mě vytvořila nový web i logo.“ Časem však zjistila, že jakákoliv, i drobná změna na webu, byl problém. „Správkyně webu byla vytížená jinou prací, nebyla dost flexibilní a já jsem s tím nemohla nic dělat. Tahle situace mě donutila naučit se některé úpravy webu, i když jsem se tomu hodně bránila. Nakonec jsem ráda. Pro jistotu jsem si vytvořila tým podpory, případně to zvládnu sama, když něco potřebuji změnit hned.“

Petra ze začátku nevzala delegování za ten nejlepší konec. „Nestíhala jsem, takže jsem předávala práci, stres i šibeniční termíny. Sama jsem v tom plavala.“ Až po revizi činností to začalo fungovat. „Něco jsem přestala dělat, něco, co mi začalo dávat smysl a bavilo mě, jsem si nechala.“ V současnosti deleguje podpůrné materiály a úpravy webu.

 

Kdy je na delegování pozdě?

Deleguješ na druhého chaos, a ještě navíc pozdě

Ty se chaosu zbavíš, ale tomu druhému vytvoříš problém – není to dobrý start businessu, ani spolupráce.
Jak z toho ven? Nejdřív si vyřeš chaos a potom deleguj!

 

Oddeleguješ práci „za 5 minut 12“

Nestíháš termíny, tak práci oddeleguješ. Svůj stres ale akorát přeneseš dál a často pak práci nestihne ani druhá strana (nebo rozhodně ne v klidu a pohodě).

Jak z toho ven? Domluv si posun začátku programu nebo termínu po domluvě s klientem.

Nemáš zmapované procesy a nevíš, kolik ti práce zabere času

Pokud nemáš zmáknutý time-management, nevíš, jestli je pro tebe delegování efektivní. Je také rozdíl, jestli buduješ tým a na kolegy přenášíš i plnou zodpovědnost za úkol nebo deleguješ jen dílčí část práce.

Jak z toho ven? Zjisti si, kolik času zabere práce, kterou chceš předat, tobě a kolik druhé osobě. Vezmi v potaz i čas, který potřebuješ na zadání práce a vyhodnocení. Jestliže z toho vyjde lépe druhá osoba, deleguj.

 

Čím u delegování začít

Co je vhodné k delegování od úplného začátku podnikání?

• Účetnictví
• Komplexnější technické procesy, které budeš opakovat jen jednou za čas (a nevyplatilo by se ti to učit se je pořád znovu. Například FB reklamy.

Chceš část předat další část práce a nevíš, čím začít?

• Podívej se na své slabé stránky – co ti nejde, s čím ztrácíš čas? Dej tomu šanci a zkus se v tom sama zdokonalit. Jakmile se ale vyšvihneš na nutné minimum a stále tě to zbytečně vyšťavuje, hledej si zástup.
• Od čeho odbíháš a nebaví tě? Pokud máš k něčemu silný odpor nebo blok, deleguj to.
• Krátké, opakující se procesy, které tě zbytečně obírají o mentální prostor čas na to, v čem jsi jedinečná.

Co na začátku nedelegovat?

Copywriting – minimálně na začátku se potřebuješ naučit psát sama, zejména psaní příspěvků je základ. Protože svůj příběh i svou vizi znáš nejlépe ty.

• Psaní ti nikdy nešlo? Poraď se s copywriterkou nebo absolvuj kurz, kde se naučíš základy a principy brandové komunikace.

 

Práci se sociálními sítěmi – nauč se sama postovat příběhy, psát a plánovat příspěvky, nahrávat videa…

• Bojíš se, že nezvládneš všechny technické vymoženosti? Oslov specialistu nebo si najdi kurz, kde tě naučí bod po bodu vše, co potřebuješ.

Pohledem bývalé virtuální asistentky

Tereza Tučková, copywriterka s přesahem do terapie, která začínala jako virtuální asistentka a získala tak četné zkušenosti „z druhé strany“, se s tebou podělí o další tipy.

Co ti doporučuje z pohledu bývalé VA?

• Najdi si k sobě asistentku nebo specialisty, kterým důvěřuješ nejen profesionálně, ale jste na jedné vlně i lidsky. Čím užší bude vaše spolupráce, tím důležitější je opravdu si rozumět.
• Při hledání spolupracovníka se neboj zeptat na jeho časovou flexibilitu a denní režim. Pokud jsi ranní ptáče, bude se ti hůře ladit čas pro komunikaci s někým, kdo funguje nejlépe po 20. hodině večerní.
• Hned na začátku si domluvte oboustranně přívětivý způsob zadávání práce. Je to po telefonu? Mailem? Před messenger nebo skrze specializovanou aplikaci pro správu projektů, jako je třeba Trello?
• A nezapomeňte ani na definování toho, kdy je práce odevzdaná. Zda je to například první výstup nebo až finální verze po tvé kontrole a případném přepracování.

 

4 fáze budování podnikání a jak se stát z administrátorky investorkou

Kterými fázemi si jako podnikatelky procházíme?

Administrátorka – vše, veškeré činnosti si děláme samy. Abychom se posunuly, část činností musíme oddelegovat (např. účetnictví). Díky tomu si zmapujeme procesy, nastavíme termíny, naučíme se smysluplně zadávat práci a opustíme tak mindset zaměstnance.

Jestliže jsi v podnikání na všechno sama a nepředáš ani část práce, staneš se svým vlastním uštvaným zaměstnancem. Což je cesta k vyhoření, nikoli k byznysovému růstu.

Manažerka – nejsi na všechno sama, ale pořád píšeš zadání, mapuješ procesy, kontroluješ výstupy. Část práce odtrhneš, ale přibude jiná, kterou musíš udělat.

Vizionářka – nechcete už vyměňovat čas za peníze. Buduješ si tým – vše deleguješ na kolegy, včetně odpovědnosti. Přestože to zní lákavě, ani s týmem většinou není realistické pracovat jen 2 hodiny denně. Čas ti zaberou jiné činnosti, například „péče“ o kolegy (občasné řešení problémů, které přijdou s odpovědností za práci, žádosti o pomoc, radu a podobně).

 

Pokud chceš zažít opravdový podnikatelský růst, těžko vše zvládneš sama. Udělej si ve svém byznysu pořádek, zmapuj si procesy, odhoď svůj perfekcionismus, a začni delegovat. Uvidíš, že jediné, čeho budeš litovat, tak toho, že jsi nezačala daleko dřív. 

Ocenila bys, kdybys měla neustále po ruce studnici byznysového know-how? Místo, kam se můžeš podívat ve dne v noci a vždycky najít odpovědi na své otázky?

Máme pro tebe řešení – Business Boost Club LA Schola.

Zajisti si přístup k více než 100 hodinám nadupaného a hodnotného obsahu z oblastí:

• mindset,
• efektivita a produktivita,
• značka a prezentace,
• budování komunity,
• copywriting,
• strategie prodeje podle fáze podnikání,
• návody, checklisty a další nástroje, které v onlinu využiješ.

Dost bylo podnikání metodou pokus – omyl.

Pro svou jistotu si do Business Boost Clubu pojď TUDY.